Vorlagen verwalten

Speichern Sie Folien aus Ihrer Präsentation in der Bibliothek, organisieren und aktualisieren Sie Vorlagen in der Web-App und teilen Sie sie mit Ihrer Organisation.

Fügen Sie Folien zur Bibliothek hinzu, halten Sie sie geordnet und veröffentlichen Sie neue Versionen. Wie Sie Vorlagen in PowerPoint finden und einfügen, lesen Sie unter Vorlagenbibliothek.

Wo: Registerkarte Vorlagenbibliothek im offgen-Add-in und Bibliothek auf app.offgen.ai · Wer: alle Mitglieder für eigene Vorlagen; Admins für die Organisationsbibliothek

Folien aus der Präsentation speichern

Öffnen Sie in PowerPoint die Registerkarte Vorlagenbibliothek und wählen Sie Vorlagen hinzufügen (das Plus-Symbol).
Wählen Sie unter Speichern in das Ziel: Meine Bibliothek, Organisation oder eines Ihrer Teams. Gibt es keine andere Wahl, speichert das Add-in neue Vorlagen in Meine Bibliothek und zeigt dazu einen Hinweis.
Wählen Sie Aktuelle Folie hinzufügen, Bereich hinzufügen (Startfolie und Endfolie eingeben, dann Hinzufügen) oder Gesamte Präsentation hinzufügen.

Jede Folie wird zu einer Vorlage. offgen analysiert die Folien im Hintergrund, Sie können also weiterarbeiten. Das Add-in merkt sich Ihre Auswahl unter Speichern in.

Ist die ausgewählte Folie mit einer Vorlage verknüpft, aktualisiert Aktuelle Folie erneut speichern diese Vorlage mit Ihren Änderungen.

In der Web-App hochladen und organisieren

Öffnen Sie die Bibliothek und wählen Sie einen Bereich: Meine Bibliothek, Organisationsbibliothek oder eine Teambibliothek für jedes Team, in dem Sie Mitglied sind.

Vorlagen hochladen: Wählen Sie Hinzufügen → Vorlagen, dann .pptx-Dateien auswählen oder ablegen (bis 1 GB pro Datei). Wählen Sie die gewünschten Folien aus; jede wird zu einer Vorlage.
Ordner: Mit Neuer Ordner legen Sie einen an. Wählen Sie Vorlagen aus und legen Sie sie mit Verschieben nach ab.
Labels: Wählen Sie Vorlagen aus und nutzen Sie Label. Labels steuern im Add-in den Filter Labels und die Alternativen.
Stapel: Mit Hinzufügen → Stapel legen Sie eine geordnete Gruppe von Vorlagen an, die genau in dieser Reihenfolge eingefügt wird. Beginnen Sie mit PowerPoint importieren oder Neu beginnen.
Icons und Bilder: Wählen Sie Hinzufügen → Icons oder Hinzufügen → Bilder. Sie erscheinen in der Icon- und Bildsuche des Add-ins.

Vorlage aktualisieren

Jede gespeicherte Bearbeitung veröffentlicht eine neue Version. Die Seite einer Vorlage in der Web-App zeigt den Versionsverlauf, und Sie können Versionen nebeneinander vergleichen.

Im Add-in: Öffnen Sie die Vorlage und wählen Sie Vorlage bearbeiten. offgen fügt die Folie in Ihre Präsentation ein und wählt sie aus. Ändern Sie sie und wählen Sie dann Änderungen speichern oder Verwerfen. offgen entfernt die temporäre Folie danach wieder.

Aus der Web-App: Wählen Sie auf der Seite der Vorlage In PowerPoint bearbeiten. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in PowerPoint mit dem Add-in und wählen Sie Zu offgen hochladen auf der Startseite. Sie können die Datei auch auf der Seite der Vorlage hochladen.

Sie können Änderungen an Ihren eigenen Vorlagen, an Vorlagen Ihrer Teams und als Admin an Vorlagen der Organisationsbibliothek veröffentlichen. Andernfalls zeigt das Add-in „Sie können diese Vorlage ansehen, aber keine Änderungen veröffentlichen.“

Vorlage zur Freigabe senden

Mit Freigaben bestätigt eine Kollegin oder ein Kollege eine Vorlage. Das funktioniert für Vorlagen in der Organisationsbibliothek oder einer Teambibliothek.

Wählen Sie auf der Seite der Vorlage Zur Freigabe senden.
Wählen Sie die Person, die freigeben soll, fügen Sie eine Nachricht hinzu und wählen Sie Senden.
Die Person findet die Anfrage unter Freigaben → Warten auf mich und wählt Freigeben oder Ablehnen. Eine Ablehnung braucht eine Begründung.

Ihre eigenen Anfragen verfolgen Sie unter Von mir gesendet. Eine Freigabe dokumentiert die Entscheidung; sie ändert, verschiebt oder veröffentlicht die Vorlage nicht.

In die Organisation kopieren

Um eine Vorlage aus Meine Bibliothek mit allen zu teilen, wählen Sie sie aus und dann In die Organisation kopieren in der Web-App oder In Organisation kopieren im Fenster der großen Bibliothek. offgen legt eine unabhängige Kopie in der Organisationsbibliothek an; Ihr Original bleibt unverändert. Das können nur Admins; Mitglieder wenden sich an einen Admin.

Auswirkung auf Workflows

Die Seite einer Vorlage zeigt unter Verwendet in Workflows, welche Workflows sie nutzen. Workflows verwenden immer die aktuelle Version einer Vorlage. Eine neue Version gilt also ab dem nächsten Lauf jedes Workflows, der sie nutzt. Eine Vorlage, die ein Workflow verwendet, lässt sich nicht löschen; entfernen Sie sie zuerst aus dem Workflow.

Mit SharePoint synchronisierte Vorlagen

Vorlagen aus einem SharePoint-Import liegen in Ordnern mit dem Hinweis „Aus SharePoint synchronisiert und dort verwaltet“. SharePoint ist ihre Quelle. Sie bearbeiten sie dort und nicht in PowerPoint, und ihre Ordner lassen sich in offgen nicht löschen. Wenn Sie eine solche Vorlage bearbeiten wollen, zeigt das Add-in „Diese Vorlage wird in SharePoint verwaltet. Bearbeiten Sie die Datei stattdessen in SharePoint; Änderungen dort werden mit offgen synchronisiert.“

Wer was darf

Aufgabe	Wer
Vorlagen in Meine Bibliothek speichern und bearbeiten	Alle Nutzer
Vorlagen in einer Teambibliothek hinzufügen und bearbeiten	Mitglieder dieses Teams
Vorlagen in der Organisationsbibliothek hinzufügen und bearbeiten, In die Organisation kopieren	Admins und Inhaber
Zur Freigabe senden	Alle Nutzer, für Vorlagen der Organisation und von Teams
Freigeben oder Ablehnen	Die Person, an die die Anfrage ging

Die Rollen erklärt Nutzer, Teams und Rollen.