SharePoint-Import konfigurieren

Legen Sie mit offgen.json-Dateien in SharePoint-Ordnern fest, welche Folien, Icons und Bilder wie in Ihre Bibliothek importiert werden.

Der automatisierte SharePoint-Import kopiert eine Ordnerstruktur in Ihre offgen-Bibliothek und hält sie synchron. Eine kleine Datei namens offgen.json legt fest, welche Ordner wie importiert werden. Sie erstellen und bearbeiten die Datei direkt in SharePoint. offgen liest sie nur.

Wo: in Ihren SharePoint-Ordnern und unter Einstellungen → SharePoint → Automatisierte Importe auf app.offgen.ai · Wer: Aufgabe für Admins (Rolle Inhaber oder Admin in offgen und Bearbeitungsrechte für die SharePoint-Ordner)

Voraussetzungen: Ihre Bibliothek ist verbunden, und offgen hat für Ihre Organisation einen automatisierten Import eingerichtet. Ist Automatisierte Importe leer, bitten Sie den Support um einen Import.

Schnellstart

Erstellen Sie in SharePoint im obersten Ordner, den Sie importieren möchten, eine Datei namens offgen.json. Als Inhalt genügt {}.
Wählen Sie unter Einstellungen → SharePoint beim Import Einrichtung prüfen.
Meldet die Prüfung Einrichtung ist korrekt, wählen Sie Jetzt ausführen.

Wo die Datei liegt

Importiert werden nur Ordner, die eine offgen.json enthalten oder unter einem solchen Ordner liegen. Ordner ohne offgen.json in sich selbst oder einem übergeordneten Ordner werden ignoriert. Die Zusammenfassung der Ausführung listet sie unter Ignoriert. Für eine ganze Ordnerstruktur legen Sie {} in deren obersten Ordner.

Eine Datei gilt für ihren Ordner und alles darunter.
Eine Datei im Unterordner braucht nur die Einstellungen, die abweichen. Alles andere wird von den übergeordneten Ordnern geerbt.
Ein Unterordner ohne eigene Datei übernimmt die Einstellungen der nächsten Datei darüber.

Einstellungen

Jede Einstellung ist optional. Die Datei selbst nimmt einen Ordner in den Import auf.

Einstellung	Werte	Standard	Wirkung
`flat`	`true`, `false`	`false`	Legt fest, wie eine PowerPoint-Datei mit mehreren Folien importiert wird. Bei `false` bleiben die Folien als ein Stack zusammen. Bei `true` wird jede Folie eine eigene Vorlage. Eine Datei mit einer Folie wird immer eine Vorlage.
`kind`	`"icon"`, `"image"`	`"image"`	Legt fest, ob `.png`-, `.jpg`- und `.webp`-Dateien als Icons oder als Bilder importiert werden. `.svg`-Dateien sind immer Icons.
`labels`	Liste von Texten mit je bis zu 60 Zeichen	keine	Labels für alles, was aus diesem Ordner importiert wird. Labels summieren sich entlang der Ordnerstruktur. Eine Synchronisierung entfernt nie Labels.
`locks`	siehe Formen sperren	nicht gesetzt	Legt fest, welche Formen ihren ursprünglichen Inhalt behalten, wenn offgen Folien erstellt.
`analysisPrompt`	Text mit bis zu 2000 Zeichen	nicht gesetzt	Zusätzliche Anweisungen für die KI, die jede Folie benennt und beschreibt. Beliebige Sprache.

Einstellungen in einem Unterordner ersetzen den geerbten Wert. labels ist die Ausnahme: Sie werden zusammengeführt.

Referenzen/offgen.json

{
  "$schema": "https://www.offgen.ai/schemas/offgen.schema.json",
  "flat": true,
  "labels": ["Referenz"],
  "analysisPrompt": "Verwende den Folientitel als Namen der Vorlage."
}

Referenzen/Qualität/offgen.json

{ "labels": ["Qualität"] }

Folien in Referenzen/Qualität werden als eine Vorlage pro Folie importiert, nach ihrem Titel benannt und mit den Labels Referenz und Qualität versehen.

Die Zeile $schema ist optional. Mit ihr schlagen Editoren wie VS Code Einstellungen vor und markieren Fehler schon beim Tippen. Der Import ignoriert sie.

Formen sperren

Eine gesperrte Form behält ihren Inhalt unverändert, zum Beispiel ein Logo, eine rechtliche Fußzeile oder ein festes Diagramm. Legen Sie mit default einen Standard für alle Formen fest und nennen Sie die Ausnahmen in except. Ausnahmen erhalten das Gegenteil des Standards.

{
  "locks": {
    "default": "locked",
    "except": ["placeholder:footer"]
  }
}

Damit ist alles außer der Fußzeile gesperrt. Mit "default": "unlocked" werden nur die genannten Formen gesperrt.

Formen lassen sich auf zwei Arten auswählen:

placeholder:<Typ> wählt einen PowerPoint-Platzhalter: title, subtitle, body, footer, header, slideNumber, date, picture, chart, table, object oder media.
name:<Formname> wählt eine Form über ihren Namen im Auswahlbereich von PowerPoint. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, und * ist ein Platzhalterzeichen: name:Rechteck*.

Passt ein Selektor auf einer Folie zu keiner Form, läuft der Import weiter und nennt ihn in der Zusammenfassung der Ausführung. Ein locks-Block in einem Unterordner ersetzt den geerbten Block vollständig.

Beispiele

Referenzen: eine Vorlage pro Folie, benannt nach dem Folientitel

{
  "flat": true,
  "labels": ["Referenz"],
  "analysisPrompt": "Diese Folien sind Kundenreferenzen. Verwende den Folientitel als Namen der Vorlage."
}

Frameworks: Dateien mit mehreren Folien zusammenhalten

{
  "labels": ["Framework"],
  "analysisPrompt": "Diese Folien sind wiederverwendbare Frameworks. Beschreibe den Aufbau der Folie, nicht das konkrete Projekt."
}

Icons, die als PNG-Dateien vorliegen

{ "kind": "icon" }

Alles schützen außer Titel und Fließtext

{
  "locks": {
    "default": "locked",
    "except": ["placeholder:title", "placeholder:body"]
  }
}

Vor dem Start prüfen

Öffnen Sie Einstellungen → SharePoint in app.offgen.ai und wählen Sie beim Import Einrichtung prüfen. offgen liest jede offgen.json, zeigt die wirksame Konfiguration pro Ordner und listet alle Probleme auf. Bei der Prüfung wird nichts importiert.

Wenn die Einrichtung in Ordnung ist, wählen Sie Jetzt ausführen oder warten Sie auf die nächste geplante Ausführung.

Wenn eine Datei fehlerhaft ist

Ein Ordner mit einer ungültigen offgen.json wird samt allen Unterordnern übersprungen, und der Grund wird gemeldet. offgen greift nie auf Standardeinstellungen zurück, denn ein großer Import mit falschen Einstellungen lässt sich nur schwer rückgängig machen. Andere Ordner werden wie gewohnt importiert.

Häufige Ursachen:

Eine falsch geschriebene Einstellung wie lables. Unbekannte Einstellungen werden abgelehnt.
Kommentare oder ein Komma nach dem letzten Eintrag. Die Datei muss reines JSON sein.
Typografische Anführungszeichen („ “) aus Word oder Outlook. Verwenden Sie gerade Anführungszeichen (").
Ein falscher Werttyp, etwa "flat": "true" statt "flat": true.
Ein Label mit mehr als 60 Zeichen, ein Prompt mit mehr als 2000 Zeichen oder eine Datei über 64 KB.

Korrigieren Sie die Datei in SharePoint und wählen Sie erneut Einrichtung prüfen.

Gut zu wissen

Unterstützt werden .pptx, .pptm, .svg, .png, .jpg, .jpeg und .webp. Andere Dateien werden übersprungen und in der Zusammenfassung genannt.
Unveränderte Dateien werden bei späteren Ausführungen übersprungen. Eine bearbeitete Folie aktualisiert ihre bestehende Vorlage.
Das Umbenennen oder Verschieben einer Datei in SharePoint erzeugt keine Duplikate.
Wird eine Datei in SharePoint gelöscht, werden ihre Einträge nach der nächsten vollständigen Ausführung aus der Bibliothek entfernt. Bestehende Workflows funktionieren weiter.
Importierte Vorlagen werden in SharePoint verwaltet. Um eine zu ändern, bearbeiten Sie die Datei in SharePoint. Die nächste Ausführung aktualisiert die Vorlage in offgen.
Eine Folie, die mit gleichem Layout und gleichem Text bereits in der Bibliothek vorhanden ist, wird übersprungen und gemeldet.
Ein geänderter analysisPrompt oder flat-Wert gilt nur für neue und bearbeitete Dateien. Geänderte labels gelten ab der nächsten Ausführung.
Grenzen: 1 GB pro PowerPoint-Datei, 20 MB pro Icon oder Bild, 12 Ordnerebenen.