EU AI Act für Betreiber: Was 2026 gilt und was später kommt

Wer KI Werkzeuge kauft und nutzt statt sie zu bauen, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit Betreiber nach dem EU AI Act, und die Pflichten sind enger als die einer Anbieterin, aber sie sind nicht null.

Hier der Stand 2026, was sich im Juli geändert hat und was Organisationen konkret übersehen.

Der Zeitplan mit heutigem Stand

Was der Digital Omnibus tatsächlich geändert hat

Die Verordnung (EU) 2026/1744, der Digital Omnibus zu KI, wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27. Juli 2026 in Kraft. Sie ändert den AI Act und verwandte Rechtsakte.

Die zentrale Änderung: Pflichten für eigenständige Hochrisikosysteme nach Anhang III wurden vom 2. August 2026 auf den 2. Dezember 2027 verschoben, für in Produkte eingebettete Systeme nach Anhang I auf den 2. August 2028. Zusätzlich wurde der Anwendungsbereich teils verengt, einige Dokumentationspflichten für kleinere Organisationen erleichtert und eine weitere verbotene Praktik ergänzt, die von KI erzeugtes nicht einvernehmliches intimes Bildmaterial und Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs erfasst.

Jetzt der Teil, den Organisationen immer wieder falsch machen. Der Omnibus hat weder Artikel 4 noch Artikel 50 verschoben. Beide gelten. Behandelt Ihr Programm den AI Act als Thema für 2027, haben Sie zwei geltende Pflichten, die Ihr Programm nicht adressiert.

Und eine Anmerkung dazu, was eine Verschiebung ist und was nicht. Sie hat ein Datum bewegt. Systeme nach Anhang III werden im Dezember 2027 genauso hochriskant sein, wie sie es im August 2026 gewesen wären, und Organisationen, die die zusätzliche Zeit zur Vorbereitung genutzt haben, stehen ganz anders da als solche, die sie genutzt haben, um nicht mehr darüber nachzudenken.

Schritt 1: die KI Systeme erfassen

Pflichten lassen sich nicht für Systeme prüfen, die nicht gelistet sind. Dieser Schritt ist stumpf und zugleich die schwächste Stelle der meisten Programme.

Erfassen Sie:

• Ausdrücklich als KI Produkt beschaffte Systeme.
• KI Funktionen in Werkzeugen, die Sie für einen anderen Zweck gekauft haben. Dort sitzen die meisten Überraschungen.
• Systeme, die Dritte in Ihrem Auftrag betreiben.
• Systeme im Einsatz ohne formale Freigabe. Sie brauchen die dringendste Aufmerksamkeit, nicht zuletzt, weil ihre Nutzenden keine Kompetenzschulung hatten.

Erfassen Sie je System die Geschäftsfunktion, die verantwortliche Person, die betroffenen Daten, die Nutzenden, ob Ergebnisse Entscheidungen über Personen beeinflussen, und den Anbieter.

Schritt 2: die Rolle je System bestimmen

Betreiber oder Anbieter, je System. Die meisten Organisationen sind bei den meisten Systemen Betreiber.

Die Unterscheidung zählt und kann sich verschieben. Wer ein System wesentlich verändert, es unter eigenem Namen führt oder für einen anderen als den vom Anbieter erklärten Zweck einsetzt, kann in einer anderen Rolle landen. Das ist eine Rechtsfrage mit Sachverhalten aus Ihrer konkreten Konstellation und gehört zur Rechtsberatung statt zu einer Annahme.

Besonders das Feinabstimmen eines Modells auf eigenen Daten verdient eine eigene Betrachtung statt einer Standardantwort.

Schritt 3: die Verbote prüfen

Die Verbote nach Artikel 5 gelten seit dem 2. Februar 2025, und der Omnibus hat eine weitere Praktik ergänzt, die ab Dezember 2026 gilt.

Prüfen Sie jedes System gegen die verbotenen Praktiken und dokumentieren Sie, dass Sie es getan haben. Das ist meist eine kurze Übung mit klarem Ergebnis, und die Dokumentation zählt mehr als das Ergebnis, denn das Ergebnis lautet normalerweise, dass nichts verboten ist.

Schritt 4: die Einordnung prüfen

Bestimmen Sie je System, ob es in die Hochrisikokategorien nach Anhang III oder Anhang I fällt.

Anhang III enthält Kategorien, die gewöhnliche Geschäftsfunktionen stärker berühren als erwartet: Biometrie, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu wesentlichen privaten und öffentlichen Diensten, Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege.

Zwei davon überraschen Organisationen regelmäßig. Beschäftigung und Personalmanagement erfasst Personalauswahl, Aufgabenzuweisung und Bewertung, was viel Personaltechnologie berührt. Zugang zu wesentlichen privaten und öffentlichen Diensten umfasst die Bewertung der Kreditwürdigkeit und, für Lebens und Krankenversicherung, Risikobewertung und Preisbildung.

Dokumentieren Sie Prüfung und Begründung für jedes System, auch für die, bei denen Sie kein hohes Risiko feststellen. Eine Aufsicht, die nach einem System fragt, will sehen, dass Sie nachgedacht haben. Und setzen Sie einen Auslöser für eine Neubewertung, wenn sich der Einsatz eines Systems ausweitet, denn so wird aus einem nicht hochriskanten System still ein hochriskantes.

Schritt 5: die Pflichten, die jetzt gelten

KI Kompetenz, Artikel 4, seit 2. Februar 2025

Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI Kompetenz bei Personal und anderen Personen unterstützen, die in Ihrem Auftrag KI Systeme betreiben oder nutzen, unter Berücksichtigung von technischem Wissen, Erfahrung, Ausbildung und Schulung, dem Nutzungskontext und den Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden.

Der Digital Omnibus hat diese Pflicht mit Wirkung vom 27. Juli 2026 neu gefasst. Die ursprüngliche Fassung verlangte Maßnahmen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI Kompetenz sicherzustellen. Die neue Fassung stellt klar, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss. Eine Pflicht bleibt es trotzdem.

Gilt für jedes KI System, nicht nur für Hochrisikosysteme. Das ist die am häufigsten übersehene Pflicht und die, mit der sich am leichtesten beginnen lässt.

Transparenz, Artikel 50, seit 2. August 2026

Pflichten unter anderem zur Offenlegung, wenn eine Person mit einem KI System interagiert, zur Kennzeichnung von KI erzeugten synthetischen Inhalten und zur Offenlegung von Deepfakes. Prüfen Sie, wo Ihre Einsätze in den Anwendungsbereich fallen, besonders alles Kundengerichtete.

Verbote, Artikel 5, seit 2. Februar 2025

Setzen Sie keine verbotene Praktik ein. Dokumentieren Sie die Prüfung.

Schritt 6: auf Dezember 2027 vorbereiten

Betreiben Sie ein Hochrisikosystem nach Anhang III, gelten Betreiberpflichten ab dem 2. Dezember 2027. Grob und vorbehaltlich der Details und der Rechtsberatung gehören dazu die Nutzung gemäß der Betriebsanleitung, die Zuweisung menschlicher Aufsicht an Personen mit der nötigen Kompetenz, Schulung und Befugnis, die Sicherstellung relevanter und hinreichend repräsentativer Eingabedaten für den vorgesehenen Zweck, die Überwachung des Betriebs und die Meldung schwerwiegender Vorfälle, die Aufbewahrung von Protokollen in Ihrem Verantwortungsbereich, die Information betroffener Personen, soweit erforderlich, und die Zusammenarbeit mit Behörden.

Nichts davon lässt sich in den zwei Wochen vor der Frist herstellen. Bereit sein werden die Organisationen, die das Betriebsmodell jetzt bauen: die Aufsichtsrollen, die Kompetenz zu ihrer Besetzung, die Protokollierung, die Überwachung und den Vorfallweg.

Schritt 7: das Zusammenspiel mit der DSGVO

Das sind getrennte Rahmen, und ihre Vermischung erzeugt in beide Richtungen schlechte Prüfungen.

Die DSGVO gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten unabhängig von der Einordnung nach dem AI Act. Ein System, das nach dem AI Act nicht hochriskant ist, kann trotzdem große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten, mit allen Folgen. Umgekehrt bedeutet eine Hochrisikoeinordnung nicht automatisch, dass eine Datenschutz Folgenabschätzung erforderlich ist, auch wenn beides praktisch häufig zusammenfällt.

Führen Sie beide Prüfungen. Dokumentieren Sie beide Ergebnisse getrennt, auch wenn eine Anbieterprüfung Nachweise für beide gesammelt hat.

Die Betreibercheckliste

Das Dokumentationspaket für Betreiber

Die Checkliste sagt, was zu tun ist. Das Dokumentationspaket ist das, was Sie danach vorlegen können: der Aufsicht, der Revision, dem Betriebsrat oder dem eigenen Vorstand. Jeder Baustein unten geht auf eine konkrete Vorschrift der KI-Verordnung zurück oder auf die Bestandsaufnahme, auf der alle anderen Bausteine aufsetzen.

Führen Sie das Paket als einen gepflegten Satz je System, nicht als verstreute Dokumente in verschiedenen Teams. Wer nach einem System fragt, will das ganze Bild an einer Stelle sehen, mit Datum.

Für jedes KI System, das Sie betreiben

Die Textregel in Artikel 50 Absatz 4 enthält eine Ausnahme, die für Präsentationen und Veröffentlichungen relevant ist: Sie gilt nicht, wenn der KI generierte Text einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt. Halten Sie fest, welche Veröffentlichungen sich auf diese Ausnahme stützen und wer die Verantwortung trägt.

Zusätzlich für Hochrisikosysteme nach Anhang III, ab dem 2. Dezember 2027

Sind Sie ein Finanzinstitut, das nach dem Finanzdienstleistungsrecht der Union Anforderungen an die interne Unternehmensführung unterliegt, erlaubt Artikel 26, die Protokolle als Teil der dort ohnehin geführten Dokumentation aufzubewahren, und die Überwachungspflicht gilt durch Einhaltung dieser Governance-Regeln als erfüllt. Binden Sie das Paket dort ein, statt eine Parallelstruktur aufzubauen.

Zwei Hinweise zum Umfang. Der Digital Omnibus hat einige Dokumentationspflichten für kleinere Organisationen erleichtert. Prüfen Sie also, ob eine Vereinfachung für Sie gilt, bevor Sie das Paket dimensionieren. Und eine Grundrechte-Folgenabschätzung kann auf einer vorhandenen DSFA aufbauen: Nach Artikel 27 Absatz 4 können Sie auf die Abschnitte der DSFA verweisen, die einen Bestandteil bereits abdecken.

Die fünf häufigsten Lücken

Den gesamten Rechtsakt als Thema für 2027 behandeln. Zwei Pflichten gelten jetzt.

KI Kompetenz vollständig übersehen. Sie gilt für jedes KI System und seit Februar 2025.

Kein Verzeichnis. Man kann nicht prüfen, was nicht gelistet ist, und KI Funktionen in anderen Produkten sind der Ort der Überraschungen.

Einordnung annehmen statt prüfen. Das Ergebnis lautet meist nicht hochriskant. Die dokumentierte Begründung trägt Ihre Position, und eine Annahme ist keine Begründung.

Inhalte und Prüfungen von vor Juli 2026. Der Omnibus hat Daten und Anwendungsbereich geändert. Alles, was eine Hochrisikofrist im August 2026 beschreibt, ist überholt, und interne Leitfäden driften schneller, als alle erwarten.

Wo offgen passt

Als Betreiberin brauchen Sie Informationen Ihrer Anbieter, um Ihre eigenen Pflichten zu erfüllen. Was Sie anfordern sollten: was das System tut und sein vorgesehener Zweck, die Betriebsanleitung, das Verhalten bei fehlender Evidenz, die Durchsetzung von Berechtigungen, was protokolliert wird und wie lange, die Verarbeitungskette und die eigene AI Act Position des Anbieters.

Unser Trust Center, die Security Übersicht und der Auftragsverarbeitungsvertrag sind darauf ausgelegt. Fehlt Ihnen etwas Konkretes für Ihre Prüfung, fragen Sie uns danach. Ein Anbieter, der die Informationen für Ihre Betreiberpflichten nicht liefern kann, hat Ihre Compliance schwerer gemacht, und das ist ein legitimer Faktor in einer Beschaffungsentscheidung.

Die eine Handlung, die ich diese Woche empfehlen würde, falls noch nicht geschehen: Prüfen Sie, ob Ihr Programm zur KI Kompetenz existiert und alle erfasst, die in Ihrem Auftrag KI nutzen. Es ist seit achtzehn Monaten Pflicht, es ist der am wenigsten aufwendige Punkt dieser Liste, und es ist der Punkt, der alle anderen Kontrollen überhaupt erst wirksam macht.