DSGVO und KI Präsentationen: Eine praktische Compliance Checkliste

In fast jedem Gespräch im Enterprise Umfeld kommt dieselbe Frage: „Ist Ihr Tool DSGVO konform?“

Ich verstehe, warum sie gestellt wird. Ich muss aber sagen, als jemand, der auch auf der Seite des Datenschutzbeauftragten sitzt: Diese Frage lässt sich nicht ehrlich mit Ja beantworten. Die DSGVO zertifiziert keine Software. Sie regelt, was Sie mit personenbezogenen Daten tun. Zwei Unternehmen können dasselbe Tool einsetzen, und eines davon hat ein Problem, das andere nicht, weil sie unterschiedliche Daten zu unterschiedlichen Zwecken unter unterschiedlichen Verträgen hineingeben.

Das hier ist deshalb die Checkliste, die ich tatsächlich verwende. Nicht die Lehrbuchversion. Die, mit der ein Team zu einer belastbaren Entscheidung kommt, ohne das Projekt drei Monate lang anzuhalten.

Prüfen Sie die Verarbeitung, nicht die Software

Es gibt keine eigene Kategorie „KI Präsentation“. Die Verordnung greift, sobald ein Präsentationsprozess personenbezogene Daten berührt. Interviewnotizen im Prompt, ein abgerufenes Beraterprofil, zusammengefasste Kundendaten, eine Managementfolie über namentlich genannte Beschäftigte.

Und in Präsentationen steckt mehr davon, als die meisten annehmen. Das Offensichtliche: Namen, Fotos, Kontaktdaten, Leistungsbewertungen, Gehälter, Kundentransaktionen, Gesundheitsdaten, Lebensläufe. Das weniger Offensichtliche: eine Person, die über eine einzigartige Rolle, eine Transaktionshistorie, eine Niederlassung, eine Chronologie oder schlicht eine ungewöhnliche Faktenkombination auf einem Chart identifizierbar bleibt.

Erfassen Sie die gesamte Kette, bevor Sie über das Tool urteilen:

1. Wer stellt Quelldateien und Prompts bereit?
2. Welche Systeme extrahieren, speichern, suchen oder generieren Inhalte?
3. Welche Anbieter und Unterauftragsverarbeiter erhalten Daten?
4. Wo werden Daten verarbeitet, und von wo aus wird supportet?
5. Was landet in Logs, Telemetrie, Backups oder manuellen Prüfprozessen?
6. Wer kann Quellen, Entwurf und finale Präsentation sehen?
7. Wie lange bleibt jede Kopie liegen?

Die fertige PowerPoint Datei ist einer von vielen Verarbeitungsorten. Eine Prüfung, die dort endet, und viele tun das, hat Prompts, Suchindex, Logs und Backups übersprungen.

Die Checkliste

1. Zweck, Umfang und Verantwortung aufschreiben

Ein kurzer Anwendungsfall vor dem Rollout. „KI für PowerPoint nutzen“ ist nicht prüfbar. „Quartalspräsentationen aus einem freigegebenen Export aus dem Kundensystem für Firmenkundenbetreuer in Deutschland entwerfen“ ist es.

Dokumentieren Sie Geschäftszweck und erwarteten Nutzen, betroffene Personengruppen und Datenkategorien, Quellsysteme und Empfänger, die fachlich, technisch und datenschutzrechtlich verantwortlichen Personen, die verbotenen Eingaben und Ausgaben sowie die Frage, ob auf Basis des Ergebnisses Entscheidungen über Personen getroffen werden.

Ändert sich der Zweck, wird neu geprüft. Eine Freigabe für Angebote dehnt sich nicht stillschweigend auf Personalbewertung oder Kundenprofiling aus. Das ist der Fehler, den ich am häufigsten sehe: ein einmal freigegebener Anwendungsfall, der leise wächst.

2. Rollen und Rechtsgrundlage sauber klären

Bestimmen Sie für jeden Teil des Prozesses, wer Verantwortlicher, gemeinsam Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist. Verarbeitet ein Anbieter in Ihrem Auftrag, gelten die Anforderungen aus Artikel 28. Nutzt er Eingaben für eigene Zwecke, sieht die Rollenverteilung anders aus und verdient einen genauen Blick.

Legen Sie danach für jeden Zweck eine Rechtsgrundlage fest und dokumentieren Sie sie. Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung, berechtigte Interessen, Einwilligung. Man sucht sich nicht aus, was gerade am bequemsten ist. Für besondere Kategorien nach Artikel 9 braucht es zusätzlich eine passende Ausnahme.

3. Vor dem Prompt minimieren, nicht im Prompt

Am sichersten sind die personenbezogenen Daten, die Ihr KI Prozess nie erhält. Reduzieren Sie an der Quelle. Verlassen Sie sich nicht darauf, ein Modell anzuweisen, das zu ignorieren, was Sie nicht hätten schicken sollen.

Was in der Praxis funktioniert:

• nur die Zeilen, Spalten, Seiten oder Abschnitte auswählen, die gebraucht werden;
• direkte Identifikatoren durch kontrollierte Referenzen ersetzen, wo es geht;
• kleine Gruppen aggregieren und sensible Ausreißer unterdrücken;
• Kommentare, Sprechernotizen, ausgeblendete Folien und Metadaten entfernen;
• vertrauliche Transaktionsdaten von wiederverwendbaren öffentlichen Inhalten trennen;
• freigegebene Auszüge anbinden statt ganzer Postfächer oder Laufwerke.

Und eine Erinnerung, die viele Diskussionen abkürzt: Ein entfernter Name ist keine Anonymisierung. Wenn eine Kollegin aus dem Rest erschließen kann, um wen es geht, sind es weiterhin personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt weiter.

4. Den Anbieter richtig prüfen

Eine Anbieterprüfung darf nicht beim Zertifikatslogo auf der Website enden. Fragen Sie konkret:

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist notwendig, wo Artikel 28 greift. Er reicht allein nicht. Ich habe Setups geprüft, in denen der Vertrag makellos war und die Konfiguration ihm an drei Stellen widersprach. Prüfen Sie, ob Einstellungen und tatsächliche Datenflüsse zu dem passen, was Sie unterschrieben haben.

5. Den Daten über die Grenze folgen

Ermitteln Sie jeden Ort, von dem aus personenbezogene Daten verarbeitet werden können, Fernsupport und Unterauftragsverarbeiter eingeschlossen. Verlassen Daten den EWR, dokumentieren Sie Mechanismus und zugrunde liegende Bewertung. Datenresidenz lässt sich weder aus dem Firmensitz noch aus einer beruhigenden Zeile auf der Preisseite ableiten. Fragen Sie, wo die Support Engineers sitzen.

6. Grenzen für Zugriff und Arbeitsbereiche setzen

Unternehmensidentitäten, rollenbasierte Berechtigungen, kontrollierte Arbeitsbereiche, Minimalprinzip. Trennen Sie Teams, Mandanten, Transaktionen oder Vertraulichkeitsstufen überall dort, wo die Mitglieder nicht auf die Inhalte der jeweils anderen zugreifen dürfen.

Prüfen Sie Berechtigungen bei Eintritt, Rollenwechsel, Projektabschluss und Austritt. Achten Sie besonders auf Administratoren, Service Accounts, geteilte Links, Exporte und Supportzugriffe. Das sind die vier Stellen, an denen sorgfältig gezogene Grenzen üblicherweise lecken.

7. Quellen und generierte Aussagen kontrollieren

Retrieval sollte freigegebene, zuordenbare Quellen bevorzugen, und jede wesentliche Aussage braucht genug Herkunftsinformation, damit ein Prüfer den Beleg und dessen Gültigkeitsstand findet.

Ein plausibel klingender Satz darf nicht zum neuen Fakt werden. Das gilt besonders für Lebensläufe, Mitarbeiterinformationen, Transaktionshistorien, medizinische Aussagen, Kundenkennzahlen und Managementkommentare. Falsche personenbezogene Daten sind nicht nur ein Richtigkeitsproblem nach der Verordnung. Sie können einer Karriere real schaden.

8. Eine Freigabe bauen, die etwas bedeutet

Bestimmen Sie Prüfer nach Risiko, nicht nach Verfügbarkeit.

Wer prüft, muss Quellen, offene Punkte und Änderungen sehen. Ein Prüfer, der nur fertige Folien ohne Herkunft vor sich hat, gibt das Design frei, nicht den Inhalt.

9. Aufbewahrung konfigurieren und Löschung wirklich testen

Setzen Sie getrennte Fristen für Uploads, Promptverläufe, generierte Entwürfe, finale Dateien, Prüfprotokolle und Backups. Stimmen Sie sie mit Zweck, gesetzlichen Pflichten, Aufbewahrungsplänen und Kundenvereinbarungen ab.

Und testen Sie es. „Löschung nach 30 Tagen“ ist eine schwache Zusage, wenn niemand sagen kann, welche Kopien, Indizes und Backups davon erfasst sind. Lassen Sie sich eine Löschung einmal vorführen, bevor Sie unterschreiben.

10. Transparenz und Betroffenenrechte unterstützen

Aktualisieren Sie Datenschutzhinweise, Verarbeitungsverzeichnisse, interne Informationen und Anfrageprozesse, wo nötig. Klären Sie vorab, wie Ihr Team relevante Daten in Prompts, Speichern, Logs und Präsentationen finden, korrigieren, exportieren, einschränken oder löschen würde. Das mitten in einer laufenden Anfrage herauszufinden, ist unangenehm.

Trägt eine generierte Präsentation zu einer Entscheidung mit erheblicher Wirkung für eine Person bei, holen Sie Datenschutz und Recht früh dazu. Ein menschlicher Klick auf „Freigeben“ beantwortet die Fragen zu automatisierten Entscheidungen nicht.

11. Erforderlichkeit einer DSFA prüfen

Dokumentieren Sie, ob die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko erzeugt. Sehen Sie sich Art und Sensibilität der Daten an, den Umfang, systematische Überwachung, Bewertung, schutzbedürftige Personen, Datenzusammenführung, neue Technologie sowie die Folgen, wenn etwas schiefgeht oder abfließt.

Zeigt die Prüfung ein voraussichtlich hohes Risiko, muss die DSFA vor der Verarbeitung fertig sein. Halten Sie Maßnahmen und Restrisiko fest. Eine DSFA, die nach dem Launch für die Akte geschrieben wird, ist Papier, keine Bewertung.

12. Auf den schlechten Tag vorbereiten

Binden Sie das Tool in Ihren bestehenden Vorfallprozess ein. Beschäftigte müssen wissen, wie sie einen falschen Upload, eine mandantenübergreifende Offenlegung, verdächtige Zugriffe, eine problematische Ausgabe oder einen verlorenen Export melden, und sie müssen wissen, dass ihnen die Meldung nicht schadet.

Das Reaktionsteam braucht Anbieterkontakte, die relevanten Logs, Eindämmungsoptionen und einen Weg, etwaige Meldepflichten zu bewerten, ohne Stunden in Eskalationen zu verlieren.

Der Freigabenachweis auf einer Seite

Halten Sie für jeden zugelassenen Präsentationsprozess einen einzigen Datensatz vor:

Wenn Sie das für ein Tool, das Ihre Teams bereits nutzen, nicht ausfüllen können, ist genau das der Befund.

So sieht eine gute Umsetzung aus

Ein reifer Prozess verlässt sich nicht darauf, dass sich jede beschäftigte Person um 18 Uhr am Abend vor der Vorstandssitzung an Datenschutzrecht erinnert. Er macht den sicheren Weg zum einfachen Weg:

• freigegebene Quellen sind angebunden, statt in das nächstbeste offene Tool kopiert zu werden;
• Zugriff folgt Nutzer und Mandantenkontext;
• unzulässige Daten sind blockiert oder klar gekennzeichnet;
• Quellen bleiben während der Prüfung sichtbar;
• Einstellungen zu Aufbewahrung und Training werden zentral gesteuert, nicht pro Nutzer;
• die native Ausgabe in PowerPoint lässt sich prüfen und korrigieren;
• ein verantwortlicher Mensch gibt die finale Präsentation frei.

Nach diesem Prinzip bauen wir offgen, und danach beurteile ich auch die Tools anderer Anbieter: Datenschutz gehört in den Prozess, Urteilskraft und Verantwortung bleiben bei Menschen. Wenn die Antwort eines Anbieters auf eine Datenschutzfrage lautet „Der Nutzer ist dafür verantwortlich, was er hochlädt“, hat er Ihnen das Problem zurückgegeben und es Feature genannt.

Unsere eigenen Unterlagen für diese Prüfung sind der Auftragsverarbeitungsvertrag und das Trust Center. Lesen Sie sie so, wie ich die eines Wettbewerbers lesen würde, auf der Suche nach den Stellen, die konkret werden.