Cross Consult, eine Münchner Beratung für Mixed Leadership und Anbieter von deutschlandweiten Cross Mentoring-Programmen, wollte Angebote, Lebensläufe und Programmunterlagen, die jedes Mal nach Cross Consult aussehen, ohne sie von Hand neu zu bauen.
Seit 25 Jahren konzipiert Cross Consult unternehmensübergreifende Cross Mentoring-Programme, internes Mentoring sowie Trainings zu Female Leadership und Diversity für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Das Team aus rund zehn Beraterinnen betreut Programme an sechs Standorten in Deutschland.
Ein neues Corporate Design machte ein altes Problem sichtbar. Angebote entstanden in Word, Trainingsunterlagen hatten 40 bis 50 Folien, und jeder Standort hatte seine eigene Version derselben Infounterlage. Das alles im CI zu halten, hieß: viel kopieren, löschen und nachbessern.
Ab Juni 2026 testete Cross Consult offgen mit einem kleinen Team. offgen hinterlegte Folienmaster und CI-Regeln, baute Workflows für die wiederkehrenden Dokumente und begleitete das Team in regelmäßigen Feedbackrunden, bis das Ergebnis zum CI passte. Am Ende der Testphase baute Marketing Managerin Bianca La Torre ihre Workflows selbst.
Mit offgen hat Cross Consult:
- Angebote von Word nach PowerPoint geholt, auf dem eigenen Master und mit gesperrten Standardfolien
- Workflows für Angebote, Angebotsvarianten und Berater-CVs eingerichtet
- Einen eigenen Workflow gebaut, der die Infounterlage für jede Kombination der sechs Standorte zusammenstellt
- Begonnen, Bestandsfolien mit dem offgen Agenten ins neue Corporate Design zu übertragen
- 6 → 1
- Sechs Standortunterlagen, ein Master-Workflow
- 4
- Workflows im Einsatz: Angebote, Varianten, CVs und Infounterlagen
- 3 Monate
- Von der ersten Demo bis zur Jahreslizenz
Die Herausforderung: Einheitliches CI in einem kleinen Team
Cross Consult hat keine eigene Designabteilung. Angebote reichen von kleinen Coaching-Anfragen bis zu öffentlichen Ausschreibungen, und jede Beraterin wählte aus einem gemeinsamen Master mit 50 bis 60 Folien aus und passte sie nach Gusto an. So schlichen sich alte blaue Aufzählungszeichen, fehlende Fußzeilen und falsche Schriftschnitte ein.
Generische KI-Tools hatte das Team bereits ausprobiert. Bianca La Torre, verantwortlich für CI und Marketingunterlagen, fasste die Ergebnisse so zusammen:
“Wir hatten schon ein paar Versuche gestartet, komplette Präsentationen mit Copilot zu erstellen. Die Ergebnisse waren leider unbrauchbar.”
Dr. Tanja Haupt, Senior Consultant, brachte die Lücke auf den Punkt:
“Es gibt viele coole Tools, die schöne Präsentationen erstellen, aber leider nicht in unserem CI.”
Der größte Zeitfresser lag in Biancas eigener Arbeit. Die Infounterlage von Cross Consult besteht aus einer Masterdatei mit Eckdaten, Mentoring-Journey und Testimonials für jeden Standort. Für jede Anfrage löschte sie die nicht passenden Folien und exportierte ein PDF.
“Das ist keine anspruchsvolle Aufgabe, aber sie kostet Zeit. Wir haben sechs Standorte und dann macht man das eben sechsmal.”
Workflows, gebaut um die eigenen Dokumente
offgen startete mit dem Master von Cross Consult und klaren CI-Regeln: Poppins Light für Fließtext, Poppins Semibold statt Fettdruck, graue Schrift, blaue Häkchen und eine feste Fußzeile mit Seitenzahl, Präsentationstitel und Logo.
Darauf baute offgen Workflows für die Dokumente, die das Team immer wieder erstellt. Der Angebots-Workflow wählt je nach Angebotsart die passende Titelfolie, hält Standardfolien wie Honorar, Reisekosten und Konditionen gesperrt und entwirft Ausgangslage und Ablauf aus einem kurzen Briefing. Ein zweiter Workflow baut auf einem bestehenden Angebot auf, und ein CV-Workflow macht aus den Word-Lebensläufen der Beraterinnen Folien.
Die Testphase war praxisnah. In Feedbackrunden alle ein bis zwei Wochen zeigten Bianca und Tanja, wo das Ergebnis noch vom CI abwich, vom Abstand der Aufzählungszeichen bis zum Schriftschnitt, und offgen schärfte die Regeln nach jeder Runde nach.
“Man muss das Rad ja auch nicht jedes Mal neu erfinden. Es gibt zu vielem schon passende Folien.”
Von einer Masterdatei zur passenden Unterlage für jeden Standort
Im August beschrieb Bianca, was sie sich für die Infounterlage eigentlich wünschte:
“Im Idealfall habe ich einfach eine Maske, wähle München, Augsburg und Frankfurt aus, und dann bleiben nur die relevanten Folien drin.”
Diesen Workflow baute sie in einer Session mit dem offgen Team selbst. Sie gibt die Standorte ein, offgen übernimmt die passenden Standortfolien, feste Folien bleiben gesperrt, und das Ergebnis geht direkt als PDF raus. Wenn sich die Inhalte einmal im Jahr ändern, pflegt sie einen Master statt sechs Kopien.
Ihr zweiter Anwendungsfall kam mit dem neuen Corporate Design. Cross Consult hat noch Trainingsunterlagen im alten Layout, und sie mit dem offgen Agenten in PowerPoint auf den neuen Master zu übertragen, ist jetzt ihr größtes offenes Projekt.
“Im Moment ist mein größter Anwendungsfall, alte Präsentationen ins neue Layout zu übertragen.”
Wie es weitergeht
Zum Ende der Testphase im September 2026 entschied sich Cross Consult, offgen weiter zu nutzen, und wechselte auf eine Jahreslizenz. Auf wessen Account sie läuft, sagt viel darüber, wer offgen angenommen hat:
“Die Lizenz sollte über meinen Account laufen, weil ich die meisten Anwendungsfälle für offgen habe.”
Als Nächstes stehen die Trainingsunterlagen an, die noch auf das neue CI warten, und weitere Akquiseunterlagen, die über alle Standorte geteilt werden.
Es wäre schön, wenn man nur aufs Knöpfchen drücken muss und eine passende Präsentation im CI erhält, die auch wirklich verwendbar ist.
Bianca La TorreMarketing Managerin bei Cross Consult