# KI Präsentationssoftware für den öffentlichen Sektor: Sicherheits und Beschaffungscheckliste
> Beschaffungscheckliste für den öffentlichen Sektor: Aktenführung, Barrierefreiheit, Schutzklassifizierung, Lieferantenrisiko, NIS2 und Ausstieg mit nutzbaren Formaten.
- Author: [Maximilian Betz](https://www.offgen.ai/de/authors/maximilian-betz)
- Published: 2026-08-26
- Updated: 2026-08-26
- Category: Regulierte Branchen
- Labels: Regulierte Branchen, Sicherheit & EU-Regulierung
- Canonical URL: https://www.offgen.ai/de/blog/ki-praesentationssoftware-oeffentlicher-sektor
> Dieser Artikel dient der Information und ist keine Rechtsberatung.
## Quellenbasis des Artikels
Dieser Artikel belegt seine Aussagen mit 5 Quellen. Wichtige Quellen sind:
1. [Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=de) (EUR-Lex)
2. [Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe](https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2014/24/oj?locale=de) (EUR-Lex)
3. [Umsetzung der NIS-2-Richtlinie in Deutschland](https://www.bundesregierung.de/breg-de/bundesregierung/bundeskanzleramt/nis-2-richtlinie-deutschland-2373174) (Bundesregierung)
[Vollständige Quellenliste](#quellen)
Die Beschaffung von KI Präsentationssoftware im öffentlichen Sektor muss sieben Fragen beantworten, die private Käufer oft überspringen können: Aktenführung und Aufbewahrung, Barrierefreiheit, Umgang mit Einstufungen, die Verarbeitungskette, Lieferanten und Konzentrationsrisiko, Transparenz und Ausstieg mit nutzbaren Formaten.
Zwei davon, Barrierefreiheit und Aktenführung, verursachen die teuersten Fehler. Beide werden in der Bewertung als Compliancedetail behandelt und werden danach zu strukturellen Problemen.
Das ist operative Orientierung und keine Rechtsberatung. Vergaberecht, Aktenrecht, Einstufungssysteme und der Anwendungsbereich der NIS2 Umsetzung unterscheiden sich nach Mitgliedstaat und Einrichtung. Vergabe, Recht, Informationssicherheit und Barrierefreiheit müssen die Bewertung verantworten.
## Barrierefreiheit ist eine Vergabeanforderung, keine Vorliebe [#barrierefreiheit-ist-eine-vergabeanforderung-keine-vorliebe]
Öffentliche Stellen in der EU unterliegen Anforderungen an die Barrierefreiheit digitaler Inhalte, und verteilte oder veröffentlichte Präsentationen fallen häufig darunter.
Das hat eine unmittelbare und oft übersehene Folge für KI Präsentationswerkzeuge. Ein Werkzeug, das flache Bilder, gerenderte Ausgaben oder einen proprietären Viewer erzeugt, schafft ein Barrierefreiheitsversagen im großen Stil. Nicht ein Dokument nach dem anderen, sondern jedes Dokument, das es produziert, dauerhaft.
Was zu verlangen ist:
* Native Textobjekte, die assistive Technologie lesen kann.
* Eine korrekte und steuerbare Lesereihenfolge.
* Unterstützung für Alternativtexte bei Bildern und Diagrammen, mit einem Prozess, der tatsächlich danach fragt.
* Diagramme als native Objekte statt als Bilder, damit Daten für assistive Technologie verfügbar sind.
* Ausreichender Farbkontrast, und keine Information allein über Farbe.
* Barrierefreie Tabellen mit ordentlicher Kopfzeilenstruktur.
* Ein Export, der die Struktur erhält statt sie zu verflachen.
Der letzte Punkt entlarvt viele Werkzeuge. Ergebnisse können in der Anwendung barrierefrei sein und beim Export jede Struktur verlieren, also genau dann, wenn sie die Öffentlichkeit erreichen.
Verlangen Sie in der Bewertung eine Vorführung mit einem Screenreader. Keine Konformitätserklärung, eine Vorführung.
## Aktenführungspflichten überdauern den Vertrag [#aktenführungspflichten-überdauern-den-vertrag]
Aktenrecht gilt grundsätzlich für ein Dokument unabhängig von seiner Entstehung. Aufbewahrungsfristen, Archivierung in einem beständigen lesbaren Format und die Fähigkeit, ein Dokument auf Auskunftsersuchen bereitzustellen.
Drei Folgen für die Werkzeugauswahl:
**Das Ausgabeformat ist eine Aktenfrage.** Öffnet sich Ihr Material nur in der Anwendung des Anbieters, hängt Ihre Aufbewahrungspflicht daran, dass dieser Anbieter fortbesteht und das Format weiter unterstützt. Aufbewahrungsfristen in der Verwaltung überdauern Softwareanbieter routinemäßig.
**Das Arbeitsdokument kann selbst Akte sein.** Je nach Rahmen können Entwürfe und interne Arbeitsdokumente erfasst sein. Hält ein Werkzeug diese in einem eigenen Speicher, müssen Sie wissen, wie sie abgerufen werden.
**Auskunftsersuchen erreichen auch KI Systeme.** Erfasst ein Ersuchen Dokumente der Behörde, kann Material im System eines Anbieters darunterfallen. Sie brauchen einen praktikablen Weg, es zu durchsuchen und bereitzustellen.
Native, offene Dokumentformate lösen den größten Teil davon. Es ist eine der wenigen Stellen, an denen eine Formatentscheidung in der Vergabe ein Complianceergebnis Jahrzehnte später bestimmt.
## Umgang mit Einstufungen [#umgang-mit-einstufungen]
Definieren Sie die Grenze vor dem Rollout ausdrücklich und setzen Sie sie technisch durch.
Die Richtlinienfrage lautet nicht, ob das Werkzeug sicher ist. Sie lautet, welche Einstufungen dieses konkrete Werkzeug in dieser konkreten Konfiguration verarbeiten darf. Bei höheren Stufen wird die Antwort oft keine lauten, und das ist ein legitimes Ergebnis.
Entscheidend ist, dass die Grenze durchgesetzt und nicht erklärt wird. Eine Richtlinie, die darauf baut, dass eine Person die Einstufung von Material um zwanzig Uhr vor einem Gremium korrekt beurteilt, wird scheitern, denn sie legt die Kontrolle an den Punkt maximalen Drucks und minimaler Aufmerksamkeit.
Praktische Anforderungen:
* Einstufungen auf freigegebene Werkzeuge abgebildet, veröffentlicht und leicht nachschlagbar.
* Technische Durchsetzung, wo möglich, über Workspace Trennung und Inhaltsregeln.
* Klare, merkbare Regeln, was unabhängig vom Werkzeug nie eingegeben werden darf.
* Ein schneller Weg zu einer Antwort für ungewöhnliche Fälle, denn langsame Antworten erzeugen Umwege.
## Die Verarbeitungskette [#die-verarbeitungskette]
Dieselben Fragen wie in jeder regulierten Beschaffung, mit öffentlichem Schwerpunkt.
* Wo werden Daten verarbeitet, für jede Komponente einschließlich Retrieval, Generierung und Rendering?
* Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt und wo sitzen sie?
* Wo sitzen die Support Engineers und worauf können sie zugreifen?
* Was wird in Protokolle, Telemetrie und Backups geschrieben, und wie lange?
* Falls Daten den EWR verlassen: Welcher Mechanismus gilt und welche Bewertung trägt ihn?
* Werden Eingaben für Modelltraining genutzt, vertraglich statt als Richtlinienaussage?
* Ist die Aufbewahrung konfigurierbar, und lässt sich Löschung vorführen?
* Folgt der Zugriff den bestehenden organisatorischen Berechtigungen und Rollen?
Für deutsche öffentliche Stellen bietet das IT-Grundschutz Material des BSI eine strukturierte Grundlage für die Sicherheitsbewertung, und fällt die Einrichtung in den Anwendungsbereich der nationalen NIS2 Umsetzung, gelten Anforderungen an Lieferkettensicherheit und Risikomanagement für IKT Lieferanten. Prüfen Sie den anwendbaren Umfang für Ihre Organisation und Ihren Dienst, statt anzunehmen, dass er gilt oder nicht gilt.
## Lieferanten und Konzentrationsrisiko [#lieferanten-und-konzentrationsrisiko]
Öffentliche Stellen tragen eine Kontinuitätspflicht, die das über eine kommerzielle Frage hinaushebt.
* Ist der Anbieter finanziell stabil und für die Vertragsdauer und darüber hinaus wahrscheinlich fortbestehend?
* Welche zugrunde liegende Infrastruktur und welche Modellanbieter stecken in der Kette, und tauchen sie anderswo in Ihrem Bestand auf?
* Wie liefe die Funktion weiter, wenn der Anbieter nicht mehr verfügbar wäre?
* Ist die Leistung wirklich ersetzbar, und wie schnell?
* Gibt es Souveränitätsanforderungen, die Anbieter oder Infrastruktur einschränken?
Die Frage der Ersetzbarkeit führt erneut zum Ausgabeformat. Ein Werkzeug mit nativen, portablen Dokumenten ist ersetzbar. Ein Werkzeug, das Ihr Material im eigenen Format hält, ist es nicht, egal was der Vertrag zur Datenrückgabe sagt.
## Transparenz und der EU AI Act [#transparenz-und-der-eu-ai-act]
Öffentliche Stellen tragen häufig Transparenzpflichten, die private Organisationen nicht haben, und Bürgerinnen und Bürger erwarten berechtigterweise zu wissen, wenn KI an Material beteiligt war, das sie betrifft.
Der Stand beim AI Act 2026:
* Die Pflicht zur KI Kompetenz nach Artikel 4 gilt für Betreiber seit dem 2. Februar 2025.
* Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten seit dem 2. August 2026.
* Die Pflichten für Hochrisikosysteme nach Anhang III wurden durch die Verordnung (EU) 2026/1744 auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Sie gilt seit dem 27. Juli 2026.
Anhang III enthält mehrere für die Verwaltung unmittelbar relevante Kategorien, darunter bestimmte Nutzungen in Bildung, Beschäftigung, Zugang zu wesentlichen öffentlichen Leistungen, Migration und Strafverfolgung. Ein Werkzeug zur Montage von Präsentationen fällt normalerweise nicht darunter, aber die Prüfung wiegt hier schwerer als in den meisten Branchen, weil dieselbe Plattform später auf etwas gerichtet werden könnte, das darunterfällt.
Dokumentieren Sie die Einordnung, definieren Sie den zulässigen Umfang und setzen Sie einen Auslöser für eine Neubewertung bei Erweiterung.
## Die Vergabe selbst durchführen [#die-vergabe-selbst-durchführen]
Vergaberecht beschränkt, wie Sie bewerten, nicht nur was Sie kaufen. Zwei praktische Hinweise.
**Ergebnisse und Standards ausschreiben statt eines Produkts.** Anforderungen zu nativen Ergebnissen, Barrierefreiheitskonformität, Verarbeitungsorten, Übernahme von Berechtigungen und Exportformat sind belastbar. Anforderungen, die den Funktionsumfang eines Anbieters beschreiben, sind es nicht.
**Den Piloten ordentlich in das Verfahren einbauen.** Verlangen Sie eine Vorführung an Ihrer eigenen Vorlage, mit Screenreader, auf nicht sensiblem Material, einschließlich bewusster Fehlerfälle: eine Berechtigungsgrenze, eine nicht erfüllbare Anfrage, ein Änderungsversuch an geschützten Inhalten, eine Exportprüfung. Eine vom Anbieter gestaltete Vorführung zeigt Ihnen, was er zeigen will.
## Die Checkliste für den öffentlichen Sektor [#die-checkliste-für-den-öffentlichen-sektor]
* Barrierefreiheit mit Screenreader vorgeführt, auch nach dem Export.
* Native Ergebnisse in einem beständigen offenen Format, geprüft gegen Ihre Aktenanforderungen.
* Einstufungsgrenze definiert und technisch durchgesetzt.
* Vollständige Verarbeitungskette dokumentiert, einschließlich Supportzugriff und Backupstandorten.
* Positionen zu Training und Aufbewahrung im Vertrag.
* Zugriff folgt bestehenden organisatorischen Berechtigungen, über jede Oberfläche getestet.
* Lieferkettensicherheit gegen den für Ihre Einrichtung geltenden Rahmen bewertet.
* Konzentrations und Kontinuitätsrisiko auf Bestandsebene bewertet.
* Ausstiegsplan mit getestetem Exportformat, Fristen und Löschbestätigung.
* Einordnung nach dem AI Act dokumentiert, mit Auslöser für Neubewertung.
* Transparenzansatz für Material definiert, das Bürgerinnen und Bürger erreicht.
* Anforderungen als Ergebnisse und Standards formuliert statt als Produktbeschreibung.
## Wo offgen passt [#wo-offgen-passt]
Zwei Dinge zählen für diesen Sektor am meisten, und beide sind strukturell statt funktional.
Das Ergebnis ist eine native PowerPoint Datei, was Aktenführung und Barrierefreiheit zugleich adressiert. Text ist echter Text, Diagramme sind echte Diagramme mit Daten, Lesereihenfolge und Alternativtexte sind verfügbar, und die Datei öffnet sich ohne unsere Anwendung. Das ist eine beständige Antwort auf die Aufbewahrungspflicht und auf die Ausstiegsfrage.
Retrieval läuft innerhalb bestehender organisatorischer Berechtigungen statt in einem separaten Modell, und geschützte Inhalte bleiben über [sperrbare Elemente](/de/product/lockable-elements) geschützt.
Unsere [Security Übersicht](/de/security), das [Trust Center](/de/security/trust-center) und der [Auftragsverarbeitungsvertrag](/de/data-processing-agreement) liefern die Dokumentation für die Bewertung oben.
Die Entscheidung, die ich als folgenreichste behandeln würde: das Ausgabeformat. In der Bewertung wirkt es wie ein technisches Detail, und es bestimmt Barrierefreiheit, Aktenkonformität und Ausstiegskosten so lange, wie die Dokumente existieren, und das ist in der Verwaltung sehr lange.
## Häufig gestellte Fragen
### Was sollten Vergabestellen bei KI Präsentationssoftware prüfen?
Sieben Bereiche: Aktenführung und Aufbewahrung, Barrierefreiheit, Umgang mit Schutzklassifizierung, die vollständige Verarbeitungskette einschließlich Supportzugriff, Lieferanten und Konzentrationsrisiko, Transparenz gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie Ausstieg mit nutzbaren Datenformaten. Vergaberecht beschränkt zudem, wie Sie die Bewertung selbst durchführen.
### Warum ist Barrierefreiheit im öffentlichen Sektor besonders wichtig?
Öffentliche Stellen in der EU unterliegen Anforderungen an die Barrierefreiheit digitaler Inhalte, und verteilte oder veröffentlichte Präsentationen fallen häufig darunter. Ein Werkzeug, das flache Bilder ohne Lesereihenfolge, ohne Alternativtexte und ohne markierbaren Text erzeugt, schafft ein Barrierefreiheitsproblem im großen Stil statt in einzelnen Dokumenten.
### Dürfen Behörden KI Werkzeuge für eingestufte Informationen nutzen?
Nur wenn das Werkzeug für diese Einstufung geprüft und freigegeben ist, was bei höheren Stufen meist bedeutet, dass es das nicht ist. Definieren Sie die Grenze vor dem Rollout ausdrücklich und setzen Sie sie technisch durch, denn eine Richtlinie, die auf Selbsteinschätzung im Moment der Nutzung baut, wird scheitern.
### Wie wirkt NIS2 auf die Beschaffung von KI Präsentationssoftware?
Fällt die Einrichtung in den Anwendungsbereich der nationalen NIS2 Umsetzung, gelten Anforderungen an Lieferkettensicherheit und Risikomanagement für IKT Lieferanten. Ein Präsentationswerkzeug, das dienstliche Informationen verarbeitet, ist Teil dieser Lieferkette. Prüfen Sie den anwendbaren Umfang für Ihre Organisation und Ihren Dienst statt ihn anzunehmen.
### Welche Aktenführungspflichten gelten für erzeugte Dokumente?
Aktenrecht gilt grundsätzlich für das Dokument unabhängig von seiner Entstehung. Das bedeutet Aufbewahrungsfristen, Archivierung in einem beständigen und lesbaren Format und häufig die Fähigkeit, das Dokument auf Auskunftsersuchen bereitzustellen. Proprietäre Ausgabeformate erzeugen ein Aktenproblem und nicht nur ein Portabilitätsproblem.
### Welche Frage wird bei der Beschaffung am häufigsten übersehen?
Ausstieg in Verbindung mit dem Format. Verträge enden, Anbieter wechseln, Vergabezyklen wiederholen sich. Öffnet sich Ihr Material nur in der Anwendung des Anbieters, haben Sie eine Bindung geschaffen, die eine künftige Vergabe bezahlen muss, und Aufbewahrungspflichten können den Vertrag um Jahrzehnte überdauern.
## Quellen
1. [Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=de) — EUR-Lex, 2016-04-27; abgerufen 2026-08-26.
2. [Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe](https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2014/24/oj?locale=de) — EUR-Lex, 2014-02-26; abgerufen 2026-08-26.
3. [Umsetzung der NIS-2-Richtlinie in Deutschland](https://www.bundesregierung.de/breg-de/bundesregierung/bundeskanzleramt/nis-2-richtlinie-deutschland-2373174) — Bundesregierung; abgerufen 2026-08-26.
4. [IT-Grundschutz-Kompendium](https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Standards-und-Zertifizierung/IT-Grundschutz/IT-Grundschutz-Kompendium/it-grundschutz-kompendium_node.html) — Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI); abgerufen 2026-08-26.
5. [Trust Center](https://www.offgen.ai/de/security/trust-center) — offgen; abgerufen 2026-08-26.
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